Tietosuoja- ja rekisteriseloste

Tietosuojaseloste

Asiakkuus ja yhteistyökumppanirekisteri sekä verkkosivujen yleinen käyttö.

Tämä tietosuojaseloste koskee Norelco Oy:n asiakkuus ja yhteistyökumppanirekisteriä sekä Norelco Oy:n verkkosivujen yleiseen käyttöön liittyvää henkilötietojen käsittelyä.

Rekrytointiin liittyvä henkilötietojen käsittely perustuu erilliseen rekrytointijärjestelmän (Laura) tietosuojaselosteeseen. Evästeiden ja vastaavien teknologioiden käytöstä kerrotaan erillisessä evästeselosteessa.

1. Rekisterinpitäjä

Norelco Oy
PL 28
57201 Savonlinna

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Olli Malinen
PL 28
57201 Savonlinna
sähköposti: olli.malinen@norelco.fi
puhelin: +358 50 525 5009

 

3. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää esimerkiksi seuraavia tietoja:

·  Perustiedot (nimi, tehtävänimike, yritys, Y-tunnus, yhteyshenkilö, Norelco OY:n yhteyshenkilö)

·  Yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite)

·  Asiakas- ja yhteistyösuhdetiedot (sopimustiedot, tarjoustiedot, projektikuvaukset)

·  Viestintään liittyvät tiedot (sähköpostiviestit, yhteydenotot, palautteet, kyselyvastaukset, uutiskirjeiden tilaukset)

·  Verkkosivujen tekniset tiedot (IP-osoite, selain- ja laitetiedot sekä muut tekniset lokitiedot)

Tietojen käsittely rajataan aina siihen, mikä on tarpeellista käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

·  asiakas ja yhteistyökumppanisuhteiden luominen, ylläpito ja kehittäminen

·  yhteydenpito asiakkuuksiin ja yhteistyöhön liittyvissä asioissa

·  asiakas ja sidosryhmäviestintä, mukaan lukien tiedottaminen tuotteista, palveluista ja tapahtumista

·  asiakaspalautteiden ja kyselyiden toteuttaminen

·  myynnin ja liiketoiminnan kehittäminen

·  toiminnan jatkuvuuden varmistaminen poikkeus tai kriisitilanteissa

·  tietoturvan varmistaminen

 

5. Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu käyttötarkoituksesta riippuen seuraaviin oikeusperusteisiin:

·  Ensisijaisesti rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (asiakkuuksien ylläpito, yhteydenpito, liiketoiminnan kehittäminen, viestintä sekä toiminnan jatkuvuuden ja tietoturvan varmistaminen) (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6.1.f).

Oikeutettu etu muodostuu Norelco Oy:n ja sen asiakkaiden tai                             

yhteistyökumppaneiden välisestä asiallisesta ja perustellusta suhteesta, jossa henkilötietojen käsittely on tarpeen yhteydenpidon, sopimussuhteiden hoitamisen,     liiketoiminnan kehittämisen ja viestinnän toteuttamiseksi.

·  sopimuksen täytäntöönpanoon tai sitä edeltäviin toimenpiteisiin (asiakas- ja yhteistyösuhteet, tarjouspyynnöt, projektien toteutus), tai

·  rekisteröidyn antamaan suostumukseen (esimerkiksi erillinen viestintä, josta voi kieltäytyä).

 

6. Tietojen antamisen pakollisuus ja seuraukset

Rekisteröidyn antamat henkilötiedot ovat pääosin tarpeen asiakas tai yhteistyösuhteen luomiseksi, hoitamiseksi ja ylläpitämiseksi.

Mikäli henkilötietoja ei anneta, Norelco Oy ei välttämättä voi:

·  solmia asiakas, yhteistyö- tai muuta sopimusta,

·  vastata yhteydenottoihin, tai

·  hoitaa asiakas tai yhteistyösuhteeseen liittyviä velvoitteita asianmukaisesti.

 

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään pääasiassa: 

·  rekisteröidyiltä itseltään

·  asiakas ja yhteistyösuhteen aikana syntyvistä tiedoista 

·  rekisteröidyn edustaman organisaation julkisista lähteistä.

 

8. Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät Norelco Oy:n työntekijät, joilla on työtehtäviensä perusteella oikeus käsitellä tietoja (esimerkiksi myynti, asiakaspalvelu ja liiketoiminnan johto).

Tietoja käsitellään Norelco Oy:n käytössä olevissa järjestelmissä ja palveluissa, joita käytetään esimerkiksi asiakkuudenhallintaan, viestintään, dokumenttien hallintaan, toiminnanohjaukseen ja raportointiin. Näitä ovat muun muassa ERP-järjestelmät, CRM-järjestelmät sekä viestintä- ja yhteistyöjärjestelmät. Norelco Oy hyödyntää pääosin omaa ERPjärjestelmäänsä, jonka palvelimet sijaitsevat yhtiön omissa tiloissa.

Lisäksi käytössä voi olla rajattuja pilvipalveluita, jotka tukevat asiakas ja yhteistyösuhteiden hoitamista (esimerkiksi viestintä, dokumenttien hallinta ja varmuuskopiointi). Palveluntarjoajat toimivat henkilötietojen käsittelijöinä Norelco Oy:n lukuun, ja niiden kanssa on tehty tietosuojaasetuksen mukaiset henkilötietojen käsittelysopimukset.

Norelco Oy:llä on käytössään erillinen järjestelmäliite, jossa kuvataan tarkemmin henkilötietojen käsittelyyn käytettävät järjestelmät, palveluntarjoajat ja tietojen sijainnit.

Käytössä olevien järjestelmien ja palvelujen palveluntarjoajat voivat hyödyntää alikäsittelijöitä, joiden tiedot on kuvattu Norelco Oy:n ylläpitämässä järjestelmäliitteessä.

 

9. Henkilötietojen siirrot EU/ETAalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen alueella. Joidenkin käyttämiemme palveluiden yhteydessä henkilötietoja voidaan kuitenkin käsitellä tai siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Tällöin varmistamme, että käsittely tapahtuu tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja että käytössä ovat asianmukaiset suojatoimet, kuten Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet tai muut lain edellyttämät suojamekanismit.

 

10. Säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista rekisterin käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tietoja säilytetään lähtökohtaisesti asiakas tai yhteistyösuhteen voimassaolon ajan ja tämän jälkeen vain niin kauan kuin:

·  tietojen säilyttäminen on liiketoiminnan kannalta perusteltua,

·  se on tarpeen mahdollisten oikeudellisten vaatimusten vuoksi,

·  se on tarpeen sopimusvelvoitteiden takia,

·  tietojen säilyttäminen on tietoturvan varmistamiseksi välttämätöntä tai

·  lainsäädäntö sitä edellyttää.

 

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus: 

·  saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin

·  pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua

·  pyytää tietojen poistamista siltä osin kuin käsittelylle ei ole perustetta

·  vastustaa henkilötietojen käsittelyä oikeutettuun etuun perustuvissa tilanteissa

·  rajoittaa henkilötietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa

·  peruuttaa antamansa suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseen

·  saada itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti

 

12. Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään sähköpostitse osoitteeseen olli.malinen@norelco.fi tai kirjallisesti tämän selosteen kohdassa 2 mainittuihin yhteystietoihin.

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa lisätietoja rekisteröidyn henkilöllisyyden varmistamiseksi. Henkilöllisyys varmistetaan riskiperusteisesti ja vain siltä osin kuin se on tarpeen pyynnön käsittelemiseksi.

 

13. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuojasääntelyä.

 

14. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin GDPR:n tarkoittamalla tavalla.

 

15. Verkkosivujen yleinen käyttö

Norelco Oy:n verkkosivujen yleisen käytön yhteydessä voidaan käsitellä rajoitetusti henkilötietoja. Käsittelyn tarkoituksena on:

·  verkkosivujen teknisen toimivuuden varmistaminen

·  tietoturvan ylläpito ja väärinkäytösten ehkäisy

·  verkkosivuihin liittyvien yhteydenottojen käsittely

Verkkosivujen käytön yhteydessä käsiteltävät tiedot voivat sisältää esimerkiksi IP‑osoitteen, selain‑ ja laitetietoja sekä muita teknisiä lokitietoja sekä yhteydenoton yhteydessä annetut tiedot.

Verkkosivut perustuvat WordPress‑julkaisualustaan ja niitä ylläpidetään EU/ETA‑alueella sijaitsevilla palvelimilla. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalainsäädäntöä sekä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia.

Evästeiden ja muiden vastaavien teknologioiden käytöstä ja niihin liittyvistä valinnoista kerrotaan tarkemmin Norelco Oy:n erillisessä evästeselosteessa.

Päivitetty 7.7.2026